Firemný intranet

Hľadajú vaši ľudia interné informácie v e-mailoch a v tabuľkách na ploche?

Postavím firemný intranet, kde majú dokumenty, procesy, rozpisy zmien a žiadanky jedno miesto a jasné prístupové práva. Beží u vás, bez licencií za používateľa.

Prebrať intranet Späť na hlavnú stránku

V mnohých firmách existuje tá istá interná informácia v troch verziách naraz. Aktuálna smernica je v e-maile od personalistky, staršia visí na nástenke a tretiu má niekto v priečinku Dokumenty. Rozpis zmien sa posiela v tabuľke, ktorú po zmene nikto neprepošle. Žiadosť o dovolenku putuje ako preposlaný e-mail, ktorý sa dá stratiť. Nikto to nerobí zle. Firma len vyrástla rýchlejšie než jej spôsob odovzdávania informácií.

Intranet tento stav nerieši ďalšou aplikáciou navyše, ale tým, že každá vec má jedno miesto a jedného vlastníka. Robil som interné systémy pre firmy, kde mal každý útvar iné potreby a spoločné bolo len to, že hľadanie informácie stálo ľudí denne desiatky minút. Beží na vašom serveri alebo hostingu, bez licencií za používateľa, takže náklad nerastie zakaždým, keď sa rozrastie tím.

Dokumenty, ktoré majú jednu platnú verziu

Základ intranetu je knižnica dokumentov, v ktorej je zrejmé, čo práve platí. Každý dokument má verziu, dátum platnosti a zodpovednú osobu, staršie verzie zostávajú dohľadateľné, no nezavadzajú. Pri smerniciach, ktoré musí zamestnanec vziať na vedomie, sa dá evidovať potvrdenie o prečítaní, čo oceníte pri kontrole aj pri nástupe nového človeka. Fulltextové vyhľadávanie prehľadáva názvy aj obsah, takže sa hľadá slovami, nie preklikávaním priečinkov.

Smernice, návody a formuláre v jednej knižnici
Verzie, platnosť a zodpovedná osoba
Fulltextové vyhľadávanie naprieč obsahom
Evidencia potvrdení o prečítaní

Procesy a žiadanky namiesto preposielaných e-mailov

Interné formuláre sú miesto, kde intranet ušetrí najviac času. Dovolenka, objednávka spotrebného materiálu, hlásenie poruchy, požiadavka na IT alebo cestovný príkaz sa podávajú cez formulár, ktorý sa sám posunie správnemu schvaľovateľovi. Každá žiadosť má stav, históriu a termín, takže sa nikto nemusí pýtať, či to už niekto videl. Schvaľovanie môže byť viacstupňové a pri neprítomnosti sa dá presmerovať, aby proces nezamrzol počas dovolenky vedúceho.

Dovolenky, objednávky, opravy a IT požiadavky
Viacstupňové schvaľovanie s históriou
Automatické notifikácie a pripomienky
Prehľad, kde presne žiadosť stojí

Rozpisy zmien a firemný kalendár

Ak plánujete zmeny, kalendár býva najpoužívanejšia časť intranetu. Rozpis sa dá viesť podľa prevádzok, tímov alebo pozícií, zamestnanec vidí len to, čo sa ho týka, a zmena sa premietne okamžite všetkým. Do rovnakého prehľadu patria dovolenky, školenia a plánované odstávky. Ľudia z výroby alebo z terénu k tomu často nemajú počítač, preto to riešim tak, aby rozpis fungoval na mobile bez inštalácie čohokoľvek.

Rozpis zmien podľa prevádzok a tímov
Výmeny zmien so schválením vedúceho
Neprítomnosti a dovolenky v jednom prehľade
Použiteľné na mobile aj bez počítača

Prístupové roly a bezpečnosť interných dát

Intranet obsahuje mzdové podklady, zmluvy aj osobné údaje, preto sú roly súčasťou návrhu od začiatku, nie doplnkom na konci. Práva sa nastavujú podľa útvaru a pozície, nie pre každého človeka zvlášť, takže nástup aj odchod zamestnanca je jeden úkon. Prihlásenie sa dá napojiť na účty, ktoré firma už používa. Citlivé operácie sa zaznamenávajú, aby sa dalo spätne zistiť, kto čo videl a kto čo zmenil.

Roly podľa útvarov a pozícií
Prístup k dokumentom na úrovni skupiny
Napojenie na firemné prihlasovanie
Nástup aj odchod zamestnanca jedným krokom

Nasadenie, prevádzka a cena

Intranet neodporúčam stavať naraz celý. Začneme modulom, ktorý bolí najviac, obvykle sú to dokumenty alebo žiadanky, a rozšírime ho podľa toho, čo ľudia naozaj používajú. Beží na vašom serveri alebo hostingu a neplatíte licencie za používateľa, takže rozrastenie tímu nezvýši mesačné náklady. Pracujem za 40 € za hodinu vrátane DPH, prvý použiteľný modul sa orientačne pohybuje v 40 až 80 hodinách a ďalšie pribúdajú v menších, samostatne odhadnutých celkoch.

Nasadenie na váš server alebo hosting
Bez licenčných poplatkov za používateľa
Sadzba 40 € za hodinu vrátane DPH
Prvý použiteľný modul orientačne 40 až 80 hodín

Časté otázky o firemnom intranete

Koľko stojí firemný intranet?

Prvý použiteľný modul sa orientačne pohybuje v 40 až 80 hodinách, teda 1 600 až 3 200 € vrátane DPH pri sadzbe 40 € za hodinu. Ďalšie moduly pribúdajú postupne, takže náklad je rozložený a po celý čas viditeľný.

Prečo nepoužiť hotový nástroj?

Ak vám hotový nástroj sadne, používajte ho. Vlastné riešenie má zmysel vtedy, keď máte naozaj špecifický proces, dáta nechcete dávať mimo firmu alebo by licencie za desiatky používateľov ročne prevýšili cenu vývoja.

Zvládnu to aj ľudia, ktorí nepracujú s počítačom?

S tým počítam pri návrhu. Časti pre výrobu alebo terén robím jednoduché a použiteľné na mobile, bez inštalácie aplikácie. Zložitosť nechávam tam, kde je namieste, teda v administrácii a v schvaľovaní.

Dá sa napojiť na dochádzku alebo mzdy?

Často áno, závisí to od toho, aké rozhranie váš systém ponúka. Ak má API, pracujem s ním priamo, inak sa dá dohodnúť pravidelný export a import. Možnosti preverím skôr, než sľúbim rozsah.

Musí byť intranet dostupný z internetu?

Nemusí. Dá sa sprístupniť len vo firemnej sieti, cez VPN alebo verejne s dvojfaktorovým prihlásením. Rozhodneme sa podľa toho, kto k nemu potrebuje pristupovať z domu a z terénu.

Chcete, aby interné informácie prestali žiť v e-mailoch?

Napíšte mi, koľko máte zamestnancov a ktorý interný proces vás brzdí najviac. Navrhnem prvý modul a odhad rozsahu.

Prebrať intranet