Rezervačné systémy a kalendáre

Potrebujete rezervačný systém, ktorý zvládne váš kalendár aj kapacity, nielen jednoduchý formulár?

Staviam rezervačné systémy pre služby: masáže a wellness, ambulancie a kliniky, poradcov, kurzy aj prenájmy. Termíny, kapacity, zálohy, storná a pripomienky podľa vašich reálnych pravidiel.

Prebrať rezervácie Späť na hlavnú stránku

Rezervácia vyzerá ako jednoduchý formulár, kým ju nezačnete používať naostro. Potom sa ukáže, že jeden úkon trvá dvadsať minút a druhý hodinu, že po každom klientovi treba pätnásť minút na prípravu, že dvaja terapeuti zdieľajú jednu miestnosť a že niektoré termíny sa smú rezervovať len s doplatkom vopred. Hotové widgety tieto pravidlá buď nepoznajú, alebo ich obchádzajú tak, že vám v kalendári vzniknú prekryvy a klient príde vtedy, keď nemá kto obsluhovať.

Rezervačné a registračné systémy vyvíjam 19 rokov a viem, že celá hodnota je v pravidlách, nie v peknom kalendári. Pri návrhu preto začínam vaším prevádzkovým dňom: kto obsluhuje, aké má zdroje, čo sa smie prekrývať a čo nikdy. Až potom vzniká dátový model a rozhranie. Výsledok je systém, ktorému môžete dôverovať natoľko, že mu prestanete kontrolovať každú rezerváciu ručne.

Kalendár, kapacity a pravidlá termínov

Základ je model zdrojov a času. Každá služba má vlastné trvanie, prípravu a upratovanie, každý pracovník svoj rozvrh, dovolenky a výnimky, každá miestnosť či zariadenie vlastnú obsadenosť. Systém potom ponúka iba termíny, ktoré sú naozaj voľné pre všetky potrebné zdroje naraz. Rieším aj bežné pasce: rezervácie na poslednú chvíľu, minimálny predstih, maximálny horizont dopredu, sviatky, sezónne otváracie hodiny alebo termíny dostupné len vybraným klientom. Pravidlá sú viditeľné v administrácii, takže ich viete zmeniť bez toho, aby ste ma museli volať.

Trvanie služby, príprava a prestávky
Viac pracovníkov, miestností a zariadení
Minimálny predstih, sviatky a výnimky
Skupinové termíny s obmedzenou kapacitou

Zálohy, platby a storno podmienky

Neprichádzajúci klienti sú najdrahšia položka v kalendári služieb. Preto systém vie vyžiadať zálohu alebo plnú platbu vopred cez platobnú bránu, prípadne len pri termínoch, kde to má zmysel. Storno podmienky nastavujem podľa vašich pravidiel: bezplatné zrušenie do určitej lehoty, po nej prepadnutie zálohy alebo presun na iný termín. Klient má vlastný odkaz na správu rezervácie, takže presun rieši sám a vám neubúda čas na telefonáty. Každý pohyb sa zapisuje, takže pri spore viete presne, kedy a čo sa stalo.

Záloha alebo celá platba cez bránu
Storno lehoty a prepadnutie zálohy
Presun termínu bez telefonátu
História zmien pri každej rezervácii

Pripomienky, potvrdenia a komunikácia

Automatická komunikácia zníži počet neúčastí viac než akékoľvek pravidlo. Systém posiela potvrdenie hneď po rezervácii, pripomienku deň vopred a v prípade potreby aj krátku správu pár hodín pred termínom. E-maily a SMS majú vašu podobu a obsah, nie generickú šablónu s cudzím logom. Do potvrdenia pridávam kalendárovú prílohu, navigáciu na miesto aj pokyny pred návštevou, ktoré by ste inak diktovali do telefónu. Pri zrušení alebo presune dostane informáciu klient aj pracovník, aby sa rozvrh nikdy nerozišiel s realitou.

Potvrdenie, pripomienka a follow-up
E-mail aj SMS pod vašou identitou
Kalendárová príloha a pokyny pred návštevou
Informovaný klient aj obsluha

Overené na registrácii pre 360 účastníkov

Pre klienta alttag som postavil registračný systém pre podujatie s tristošesťdesiatimi účastníkmi. Registrácia bežala vo vlnách, účastníci sa automaticky členili do skupín podľa naplnenia kapacít, dvojice ostávali spolu a systém sám presúval voľné miesta medzi termínmi, aby sa nikde nestrácala kapacita. Organizátor mal priebežný prehľad naplnenia a exporty pre prezenčky. Rovnaká logika stojí za rezerváciami kurzov, prenájmov alebo skupinových cvičení, kde je kapacita zdieľaná a chyba v pravidlách sa prejaví okamžite.

Vlny registrácie a automatické skupiny
Zdieľané kapacity a čakacie zoznamy
Prehľady a exporty pre organizátora

Technológie, cena a priebeh spolupráce

Menšiu prevádzku pokryjem WordPressom s vlastným pluginom, väčší systém s viacerými pobočkami, rolami a platbami staviam na Laravele. V oboch prípadoch vlastníte kód aj dáta a neplatíte mesačné poplatky za každého pracovníka cudzej platforme. Pracujem za 40 € za hodinu vrátane DPH. Jednoduchší rezervačný systém sa orientačne pohybuje v 15 až 30 hodinách, riešenie s platbami, viacerými zdrojmi a integráciami v 30 až 70 hodinách. Rozsah aj etapy dostanete písomne pred začiatkom práce.

WordPress plugin alebo Laravel aplikácia
Sadzba 40 € za hodinu vrátane DPH
Orientačne 15 až 70 hodín podľa rozsahu
Kód aj dáta vo vašom vlastníctve

Časté otázky o rezervačných systémoch

Koľko stojí rezervačný systém na mieru?

Pri sadzbe 40 € za hodinu vrátane DPH sa jednoduchší systém pohybuje orientačne v 15 až 30 hodinách. S platbami, viacerými pracovníkmi a napojením na existujúci kalendár počítajte s 30 až 70 hodinami. Presný odhad dostanete po prejdení vašich pravidiel.

Zvládne systém viac pracovníkov a miestností naraz?

Áno. Termín sa ponúkne iba vtedy, keď sú voľné všetky potrebné zdroje: pracovník, miestnosť aj zariadenie. Každý zdroj má vlastný rozvrh a výnimky, takže sa prekryvy nedajú vytvoriť ani ručným zásahom.

Dá sa vyžadovať záloha vopred?

Dá. Zálohu alebo celú platbu vie systém vyžiadať cez platobnú bránu, buď vždy, alebo len pri vybraných službách a termínoch. Storno podmienky nastavíme tak, aby vás neúčasť nestála celý blok v kalendári.

Prepojíte rezervácie s Google kalendárom?

Áno, obojsmerná synchronizácia s Google alebo Outlook kalendárom je bežná súčasť. Pracovník tak vidí rezervácie tam, kde je zvyknutý, a súkromné udalosti z jeho kalendára automaticky blokujú termíny.

Môžeme systém neskôr rozšíriť?

S tým počítam už pri návrhu. Rezervácie sa najčastejšie rozširujú o vernostné zľavy, balíčky, permanentky alebo prepojenie na fakturáciu. Riešenie je zdokumentované, takže rozšírenie zvládne aj iný vývojár.

Chcete kalendár, ktorý si strážite sami?

Napíšte mi, ako dnes prijímate rezervácie a aké pravidlá musia platiť. Navrhnem model, rozsah a odhad.

Prebrať rezervácie